La nueva ley de presupuestos ha introducido una subida de los tipos de IVA, que pasarán del 16% al 18% en el general, y del 7% al 8% en el reducido, a partir del próximo 1 de Julio. Esto supone que deberemos actualizar nuestro actual software de gestión para poder adecuarnos a la nueva normativa.
Pero, ¿es totalmente necesario actualizarnos? Absolutamente SÍ.
No hemos invertido en un ERP para automatizar el mayor número de tareas posibles y ganar en eficacia, para acabar volviendo a la introducción manual de datos ante cualquier cambio normativo, y máxime cuando esto puede generar errores en cuestiones tan importantes como en la fiscalidad de la empresa.
Los programas de gestión existentes, por defecto aplican el 16% de IVA a todos los documentos. A partir del 1 de Julio, cualquier documento emitido con fecha posterior tendremos que cambiarlo manualmente. Si generamos un número importante de documentos el trabajo del día a día puede ser realmente aterrador. También nos ocurrirá que, cuanto tengamos ofertas, pedidos y albaranes entrados con fecha anterior al 1 de Julio, pero que su facturación sea posterior, nos encontraremos que también
deberemos modificarlo manualmente. Igual nos ocurrirá si facturamos automáticamente o nuestra modalidad de facturación es por cuotas. Como podemos comprobar la posibilidad de cometer errores crece exponencialmente.
"... si generamos un número importante de documentos el trabajo del día a día puede ser realmente aterrador..."
Si trabajamos con un sistema de tarifas que tienen el IVA incluido también tendremos que realizarlo manualmente, así como tener en cuenta la fecha del documento para asignar una tarifa u otra.
A nivel fiscal tampoco podremos trabajar correctamente con los modelos oficiales de Hacienda, que ya incluirán el nuevo tipo de IVA, así como nos dificultará la liquidación de IVA, ya que tendremos todos los documentos con el antiguo porcentaje y tendremos que reconvertirlo al nuevo. Un error en estos documentos puede suponer un importante coste adicional para la empresa.
Por otro lado, y ya entrando en nuestro software de gestión, deberíamos cambiar el tipo de IVA, que previamente se tiene que haber dado de alta, en los ficheros maestros de clientes, proveedores, cuotas y artículos. Pero tampoco podremos hacerlo porque afectaría también a todos los documentos admitidos antes del 1 de Julio. La premura de la ley nos deja poco tiempo para realizar una correcta revisión de todos los parámetros que afectarán a nuestro software de gestión, más teniendo en cuenta el peligro de generar errores al tener que modificar una cantidad importante de datos en un tiempo muy
limitado.
Nuestra recomendación es
aprovechar los meses de abril, mayo y junio, para revisar su actual programa y sus programas a medida, si los tiene, para proceder con cierta antelación a una actualización que le permita automatizar todos estos procesos y trabajar de manera normalizada a partir del 1 de Julio.
¿Qué resolverá con dicha actualización?
Podremos en los ficheros maestros actualizarnos al nuevo IVA de forma automática, asignando el nuevo IVA por defecto, pero sin que ello repercuta en los documentos anteriores a la fecha de entrada en vigor de la nueva normativa.
En todos los documentos de compra y venta podremos obtener el nuevo tipo de IVA que les corresponde. Cuando creemos un nuevo documento el programa ya asignará por defecto el nuevo IVA sin que tengamos que preocuparnos por ello. Si los documentos han sido realizados antes del 1 de Julio pero su facturación es posterior, se ha creado toda una batería de alarmas y avisos que nos advertirá de ello, facilitando la no comisión de errores. Igual lo hará con aquellos documentos que se realizan con el IVA incluido y en los albaranes de contado. De igual manera si trabajamos mediante expedientes o con terminales puntos de venta.
"... Ilertec recomienda aprovechar los meses de mayo y junio para revisar su actual programa y programas a medida para poder trabajar de manera normalizada a partir del 1 de julio..."
Al mismo tiempo dispondrá de una automatización completa de las tarifas con IVA incluido, se generarán las cuentas contables con los nuevos porcentajes y los ficheros maestros se cambiarán automáticamente con el nuevo tipo de IVA vigente. De igual manera se procederá con los modelos de Hacienda y en la liquidación del IVA.
Hemos de tener en cuenta que el periodo donde se pueden producir los máximos errores son aquellos en los que se han generado documentos con fecha anterior al 1 de Julio, pero facturación posterior. Eso supone tener un especial cuidado, porque tendremos unos meses en que deberemos trabajar nuestra fiscalidad jugando con el antiguo IVA y con el vigente.
Si su empresa genera un importante número de documentos la actualización inmediata de su software de gestión le puede suponer un importante ahorro de costes y evitarle sorpresas desagradables con la Agencia Tributaria.
Póngase en contacto con ilertec y le informaremos con mayor extensión de cómo proceder a la actualización de su software para estar preparado con todas las garantías ante este nuevo cambio normativo.
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